Belegverarbeitung: Beleg rein, vorkontiert raus
Rechnungen und Belege kommen per Mail, als PDF und als Handyfoto, und jemand tippt sie von Hand ins System oder sammelt sie für den Steuerberater. Das ist...
Rechnungen und Belege kommen per Mail, als PDF und als Handyfoto, und jemand tippt sie von Hand ins System oder sammelt sie für den Steuerberater. Das ist stumpfe, fehleranfällige Arbeit, die keiner gern macht. Am Monatsende wird daraus jedes Mal ein Berg.
Der Beleg-Assistent liest jeden Beleg, zieht Betrag, Datum, Lieferant und Steuersatz heraus und legt ihn vorkontiert ab. Dein Team prüft nur noch die Ausnahmen, statt jeden Beleg einzeln abzutippen. Der Monatsabschluss wird zum kurzen Kontrolldurchlauf.
Beleg erfassen
Der Beleg kommt per Mail, Upload oder Foto rein und landet automatisch im Eingang.
Daten auslesen
Das System zieht Betrag, Datum, Lieferant und Steuersatz strukturiert aus dem Beleg.
Vorkontieren
Der Beleg wird nach deinen Regeln einem Konto und einer Kategorie zugeordnet.
Ausnahmen prüfen
Unsichere oder unvollständige Belege legt das System deinem Team zur Freigabe vor.
Freigabe MenschIns System buchen
Der geprüfte Beleg wird vorkontiert an Odoo oder an den Steuerberater übergeben.
Modell-agnostisch, läuft in deiner Umgebung, kein Vendor-Lock-in.
Am Monatsende ist die Buchhaltung nicht mehr ein Berg, sondern ein kurzer Kontrolldurchlauf.
Häufige Fragen
Ist die automatische Belegverarbeitung DSGVO-konform?+
Ja. Wir bei Automindz arbeiten über eine EU-konforme Architektur mit AVV, klären in jedem Projekt den Datenfluss und bauen die menschliche Freigabe dort ein, wo es auf Genauigkeit oder Recht ankommt.
Was kostet ein Beleg-Assistent?+
Der Einstieg bei Automindz Consulting ist eine AI Analyse ab 1.500 Euro, danach folgt die Umsetzung pro Use-Case. Der Analysebetrag wird bei Beauftragung angerechnet.
Erkennt das System auch schlechte Handyfotos und PDFs?+
In den allermeisten Fällen ja, unsichere Belege wandern automatisch in die Prüfung. Wir bei Automindz richten die Ausnahmeregeln so ein, dass nichts Falsches durchrutscht.
Funktioniert das mit unserem Steuerberater und Buchhaltungssystem?+
Ja. Wir bei Automindz binden an deinen bestehenden Stack an, etwa Odoo oder den Export für den Steuerberater, statt dich zu einem Wechsel zu zwingen.
Der Bauplan zu diesem Use Case
- Die genaue Verdrahtung: welche Tools wie zusammenspielen
- Trigger- und Freigabe-Logik, Schritt für Schritt
- Woran es in der Praxis scheitert, plus Aufwandsschätzung
Das passt dazu
E-Mail-Triage: Posteingang vorsortiert, Antworten vorbereitet
Ein volles Postfach ist ein stiller Zeitfresser: erst alles lesen, sortieren, priorisieren, dann erst antworten.
Interne Wissens-Q&A: Firmenwissen fragbar machen
Das meiste Firmenwissen steckt in Köpfen, in alten Mails und in Ordnern, die keiner mehr findet.
Admin-Automation: wiederkehrende Verwaltung von der Hand nehmen
Deine Leute übertragen jede Woche dieselben Daten von einem System ins nächste, verschicken Bestätigungen und pflegen Listen von Hand.
Mehr Hintergrund im Artikel KI Use Cases im Mittelstand: 23 erprobte Automatisierungen.