00KI-Sparring für den Mittelstand

Wir machenUnternehmenKI-fähig.

Wir finden heraus, wo sich Automation und KI in deinem Betrieb wirklich rechnen, bauen die Systeme, und bringen deinem Team bei, die nächsten Möglichkeiten selbst zu erkennen. Kostet weniger als eine Stelle. Und läuft weiter, wenn wir weg sind.

Mehr als 70 Kunden in über 100 Projekten begleitet. Was wir gebaut haben →

  • ELOKON
  • Gottfried Schultz
  • ARTS
  • Synergy Bridge Consulting
  • WeMatch
  • Intenture Group
  • Sprung Consulting
Unser Versprechen

KI-Experten, die sich deiner Probleme annehmen, ohne dass du die Stelle dafür schaffst.

Keine offenen „Könnte eine Automation das lösen?“ oder „Wie verpasse ich die KI-Welle nicht?“ mehr. Mit uns als Sparringspartner hast du auf all diese Fragen jederzeit eine Antwort. Nach mehr als 100 KI-Projekten wissen wir, was funktioniert und was nicht. Strategisch wie technisch.

Was du sonst einzeln besetzen müsstest
  • StrategieWelche Prozesse sich rechnen und welche nur Spielerei sind.
  • Architektur & UmsetzungGebaut in deinen Systemen, nicht nur Theorie.
  • Enablement & BetriebDein Team nutzt die Systeme selbst im Arbeitsalltag.
01Das Problem

Warum die anderen gerade schneller sind.

Sechs Sachen, die uns seit sieben Jahren in jedem zweiten Strategiegespräch begegnen.

  1. Du brauchst drei Tage, der andere einen

    So lange dauert bei dir das Angebot, beim Wettbewerber ist es am selben Abend raus. Und wenn dein Vertrieb den Lead endlich anruft, hat der längst mit zwei anderen gesprochen.

  2. Heiße Leads bleiben unsichtbar

    Neue Stellen, ein neuer Standort, eine Finanzierungsrunde, ein Projekt in der Presse. Unternehmen zeigen offen, wann sie etwas brauchen. Nur schaut niemand hin, und wenn dann jemand anruft, ist das Thema entweder gestorben oder vergeben.

  3. Die Stelle ist seit fünf Monaten offen

    Und solange sie offen ist, sagst du Aufträge ab. Es fehlt selten in der Breite. Es fehlt an der einen Position, an der danach alles hängt.

  4. Wachstum heißt bisher einstellen

    Mehr Umsatz braucht mehr Leute, mehr Leute brauchen Einarbeitung und Führung. Am Ende wächst der Aufwand schneller als der Gewinn, und irgendwann rechnet sich der nächste Kunde nicht mehr.

  5. Ein Prozess hängt an einer Person

    Ist sie im Urlaub, wartet die Abteilung. Kündigt sie, suchst du das Wissen in ihrem Postfach. Und wenn der Vertriebsleiter geht, geht die Neukundenakquise mit.

  6. Es wurde schon versucht

    Irgendein Pilot, irgendein Tool, irgendein Berater mit einem Konzept. Passiert ist danach nichts. Seitdem fragt bei dir zu Recht jeder, warum es diesmal anders sein soll.

  7. Jeder probiert etwas, keiner entscheidet

    Im Vertrieb läuft ein Tool, in der Buchhaltung ein anderes, und irgendwer hat ein Abo abgeschlossen, das niemand kennt. Was davon sich rechnet, hat nie jemand geprüft, weil es niemandes Aufgabe ist.

Wenn du zwei oder drei davon wiedererkannt hast: welcher Punkt dich am meisten kostet, klären wir in dreißig Minuten.

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02Wo wir ansetzen

Vier Bereiche, in denen wir normalerweise anfangen.

Vom KI-gestützten Vertriebssystem bis zur vollautomatisierten Onboarding-Automation. In allen vier Bereichen haben wir dutzende Projekte begleitet und können gezielt unterstützen, strategisch wie technisch.

Vertrieb und Marketing

Da sein, bevor der Wettbewerber es ist.

Marketing erzeugt Nachfrage und Daten, Vertrieb arbeitet sie ab, und dabei bleibt in fast jedem Betrieb etwas liegen. Hier haben wir die meiste Erfahrung: von Sichtbarkeit und Content-Erstellung bis zu automatisierten E-Mail-Kampagnen an Unternehmen mit akutem Bedarf, bevor der Wettbewerb sie sieht. Diese landen bei deinem Vertriebler direkt im CRM, sodass er endlich wieder verkauft, statt Daten einzugeben.

Dieselben Systeme laufen bei uns im eigenen Haus: unsere Anzeigen, unser SEO, unser Blog. Wir bauen dir nichts, was wir nicht selbst benutzen.

  • Kampagnen
  • Creatives
  • SEO und Sichtbarkeit in KI-Antworten
  • Bedarfssignale
  • Anfragen routen
  • Nachfassen
  • CRM-Pflege

Der Auftrag ging an den, der zuerst zurückgerufen hat.

Hiring

Besetzen, ohne Vermittlungshonorar.

Der ganze Weg, von der offenen Stelle bis zu dem Tag, an dem die neue Person produktiv ist. Wir bauen dir einen eigenen, durchsuchbaren Kandidatenpool, suchen aktiv, statt eine Anzeige zu schalten und zu warten, und prüfen jeden Bewerber gegen alle offenen Stellen, nicht nur gegen die eine.

Dazu der Prozess drumherum: Termine, Rückmeldungen, Nachfassen, und ein Onboarding, das neue Leute in Wochen produktiv macht statt in Monaten.

  • Kandidatenpool
  • Active Sourcing
  • Bewerbungen zuordnen
  • Bewerberkommunikation
  • Bedarf früh sehen
  • Onboarding
  • Teamwachstum planen

Jede externe Besetzung kostet dich ein Vielfaches eines Monatsgehalts.

Auftragsabwicklung

Liefern, ohne dass es an Einzelnen hängt.

Wer jeden zusätzlichen Auftrag mit zusätzlichen Leuten abarbeiten muss, kann irgendwann keine neuen Kunden mehr annehmen. Dann ackert der Vertrieb, und es passiert trotzdem nichts. Deshalb hängt dieser Bereich direkt am ersten.

Wir bauen die Strecke vom Angebot bis zum Bericht beim Kunden: aus der Anfrage wird ein Angebot, ohne dass jemand aus drei Systemen zusammenkopiert, kalkuliert wird aus deinen eigenen Bestandsdaten, und jeder Schritt löst den nächsten aus. Bei einer Agentur ist das die Kampagnenverwaltung, in der Fertigung die Datenverarbeitung entlang der Herstellung.

  • Angebote
  • Kalkulation
  • Auftragsschritte
  • Statusberichte
  • Übergaben
  • Dokumente

Die Liefergeschwindigkeit hängt an drei Leuten, und zwei davon sind im Urlaub.

Admin und Finance

Wir machen dein Unternehmen fragbar.

Was in deinem Haus bekannt ist, liegt heute in Postfächern, Laufwerken und Köpfen. Wir legen es zentral, halten die Datei- und Datenstrukturen in Ordnung und machen es beantwortbar, sodass deine Leute fragen können statt zu suchen.

Der Papierkram läuft dabei nebenher mit: Rechnungen sortiert und richtig abgelegt, der Posteingang vorsortiert, Wiedervorlagen, an die niemand mehr denken muss, und Kennzahlen live statt einmal im Monat in Excel.

  • Firmenwissen fragbar
  • Wissen zentral
  • Rechnungen und Belege
  • Posteingang
  • Wiedervorlagen
  • Kennzahlen live
  • Datensilos zusammenführen

Alle sind beschäftigt, und niemand kann sagen, wohin die Zeit geht.

03Das Ergebnis

Von vollen Schreibtischen zum System, das aktiv mitarbeitet.

Wenn du dich in ein paar der Punkte oben wiedererkannt hast, geht es dir wie den meisten. Manuelle Arbeit stapelt sich und der erste Weg zur Lösung ist ein weiterer Mitarbeiter, der dann dieselben manuellen Prozesse erledigt.

Meistens sind es genau diese Prozesse, die KI und Automation zuverlässig abarbeiten oder zumindest massiv unterstützen können. Genau das machen wir.

Heute liegt die Arbeit drumherum auf den Schreibtischen. Wir verbinden, was heute nebeneinander herläuft. Die Handgriffe, die sich jeden Tag wiederholen, übernimmt das System. Dein Team entscheidet, statt zu übertragen.

Verstreute Tools, Handarbeit, Wissen bei EinzelnenEin System, das im Alltag läuft
Daten
Tools
Prozesse
Wissen
Team
Entscheidungen
mehr Zeit für die eigentliche Arbeit

Zeitsparer

Weniger manuelle Arbeit, weniger Copy-Paste, mehr Produktivität und besserer Output. Dein Team macht endlich wieder die Arbeit, für die du es eingestellt hast.

Wissen auf Abruf, ab Tag eins

AI Knowledge Base

Was heute in einzelnen Köpfen steckt, steht dann allen zur Verfügung. Neue Leute finden schneller rein, und wenn jemand geht, geht das Wissen nicht mit.

Zeitsparer + AI Knowledge Base
was am Jahresende zählt

Umsatztreiber

Am Jahresende schlägt sich das an zwei Stellen nieder. Dieselben Leute schaffen mehr, und für das, was sie schaffen, steckt weniger Handarbeit drin.

Oben mehr rein, unten mehr übrig.
Umsatz
Profit
04Team

Experten in unterschiedlichen Disziplinen, mit einer Gemeinsamkeit. Wir sind deine Ansprechpartner.

Wir sind selbst Operators und nah an dem, was wir weitergeben. Du bekommst direkten Zugang zu unserem gesamten Wissen über KI und Automation in Vertrieb, Marketing, Auftragsabwicklung und Hiring, aus über 70 begleiteten Unternehmen.

CEONiklas Huetzen
Niklas Huetzen
Vertrieb & Hiring
  • Personalberatung von 14 auf über 100 Mitarbeiter mitskaliert und dabei mehr als 50 Workflows automatisiert
  • Über 2 Mio € Umsatz für unsere eigene KI-Agentur Automindz Solutions abgeschlossen
Ich kenne beide Seiten. Den Vertrieb, der wächst, und das System, das mitwachsen muss, von der Lead-Generierung bis zur Auftragsabwicklung.
LinkedIn
CTOFabian Herhold
Fabian Herhold
Architektur & Agenten
  • Technischer Lead in über 15 Kundensystemen, von der Datenanbindung bis zum Agenten im CRM
  • Führt das technische Team, das die Systeme baut, anbindet und im Betrieb absichert
Es scheitert fast nie am Modell. Es scheitert daran, dass zwei Systeme nicht miteinander reden, und genau da fange ich an.
LinkedIn
COOFrederik Huetzen
Frederik Huetzen
Auftragsabwicklung & Admin
  • Delivery-Lead in über zehn Kundenprojekten, von der ersten Sitzung bis in den laufenden Betrieb
  • Hat Projekte in Industrie, Handel und Dienstleistung durch die Einführung gebracht
Ein System, das keiner benutzt, hat niemandem geholfen. Ich bin der, der so lange dabeibleibt, bis es im Alltag ohne Nachfragen läuft.
LinkedIn
05Die Zusammenarbeit

Was Sparring bei uns heißt.

Sparring heißt bei uns nicht reden, sondern dich und dein Team mit unserem Fachwissen und unserer technischen Erfahrung zu ergänzen. Wir schlagen vor, wir challengen Ideen, und wir skizzieren die nächsten Workflows gemeinsam. Einbauen übernimmt dann unser Team.

  1. Feste Termine mit denselben drei Gründern

    Eine Arbeits-Session pro Woche mit den Leuten, die den Prozess heute von Hand machen. Ein Termin im Monat mit dir. Keine wechselnden Ansprechpartner und keine Übergabe an jemanden, der die Vorgeschichte nicht kennt.

  2. Zwischen den Terminen ein offener Kanal

    Fragen halten sich nicht an Termine. Du hast einen eigenen Kanal zu uns, und was dort ankommt, beantworten wir am selben Werktag.

  3. Die komplizierten Teile bauen wir

    Anbindungen, Agenten, alles was Code braucht, machen wir. Du bekommst das nicht als Hausaufgabe mit. Auch dann nicht, wenn es die Schnittstelle offiziell nicht gibt oder der Prozess über vier Systeme läuft. Dein Tagesgeschäft läuft weiter, während das System entsteht.

  4. Dein Team lernt, KI-First zu denken

    Wir setzen uns mit den Leuten hin, die mit der Lösung arbeiten sollen, und gehen sie durch, bis sie sie erfolgreich nutzen. Dabei lernen die Teams nebenbei, Werkzeuge wie Claude, Clay oder n8n besser einzusetzen, und entwickeln ein KI-Mindset.

  5. Wir sagen dir auch, was du nicht bauen solltest

    Manchmal ist es besser, etwas nicht zu automatisieren, oder statt eines beeindruckenden KI-Agenten einfach eine langweilige n8n-Automation zu bauen, die jeden Tag zuverlässig durchläuft. So verlockend eine Idee klingt: wir sehen sie uns an und geben ehrliches Feedback, ob am Ende ein messbarer Return dabei herauskommt. Und was an Modellen, Werkzeugen und Möglichkeiten dazukommt, sortieren wir laufend für dich ein.

  6. Am Ende gehört es dir

    Code, Zugänge und Dokumentation liegen bei dir. Wir bauen in deine Systeme hinein, nicht auf eine Plattform, die wir vermieten. Du kannst uns jederzeit abschalten, ohne dass etwas davon stehenbleibt.

06Services

Die Methoden, mit denen wir dein System zum Leben erwecken.

Von KI-Agenten über deterministische Automationen bis zu Claude-Code-Systemen, die auf deinem Unternehmenskontext aufsetzen und die dein Team über standardisierte Skills bedient. Wir finden den besten Weg, wie dein Team die Lösungen wirklich einsetzt, damit sie messbar werden.

Service 01 von 05

Automation

Prozesse, die ohne KI einfach besser funktionieren. Nicht alles braucht einen fancy Agent. In vielen Fällen ist eine deterministische Automation ohne KI einfacher, zuverlässiger und vor allem effizienter. KI wird da genutzt, wo es Sinn macht.

  • Angebote
  • Rechnungen & Belege
  • Dokumente auslesen
  • E-Mail-Triage
  • Onboarding
  • CRM-Pflege
07Tech-Stack

Wir kennen die Tools und wissen, welche du nicht brauchst.

Von Claude, Codex und Clay bis n8n oder Lemlist: was wir empfehlen, nutzen wir entweder selbst, haben es in Kundenprojekten gebaut oder uns intensiv mit seinen technischen Möglichkeiten beschäftigt. Du sparst dir das Ausprobieren und gehst mit uns direkt in die Umsetzung.

Apify
Exa
Attio
Lemlist
Instantly
Prospeo
AI Ark
Close
ZoomInfo
Firecrawl
Smartlead
HeyReach
Gmail
Outlook
n8n
Clay
HubSpot
Salesforce
Apollo
Airtable
Supabase
Notion
Claude
Claude
Das Gehirn im Zentrum

Ein Betriebssystem für deinen ganzen Stack. Das stärkste Modell von heute im Zentrum, austauschbar für morgen. Die Architektur bleibt, nur das Gehirn wechselt.

Modelle & KI
ClaudeOpenAILangdockOpenRouter+ weitere
Orchestrierung
n8nMakeZapierClayApify+ weitere
Daten & Anreicherung
ProspeoApolloAI ArkExaZoomInfoFirecrawl+ weitere
Outreach & Sequencer
LemlistInstantlySmartleadHeyReach+ weitere
CRM & ATS
HubSpotSalesforceCloseAttioRecruit CRM+ weitere
Office & Infrastruktur
GmailOutlookAirtableNotionSupabaseGitHub+ weitere
Zertifiziert in
Clayn8nMakeLemlistInstantly
International bewiesen
50+ Agenturen weltweit begleitet bei Wachstum, GTM und Prozessoptimierung. 8,2 Mio €+ Pipeline generiert. EMEA, UK und US.

Welcher Teil davon zu deinem Betrieb passt, klärt sich schneller im Gespräch als beim Weiterlesen.

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08Vorgehen

So gehen wir jedes Projekt an, von der Bestandsaufnahme bis ins Enablement.

Fünf Schritte. Jeder endet mit etwas, das du in der Hand hast.

Schritt 1 von 05

Bestandsaufnahme

Wir nehmen deine Prozesse und deinen Stack auf, sprechen mit den Leuten, die die Arbeit heute von Hand machen, und rechnen aus, was sie kostet. Am Ende steht auch, was wir nicht anfassen würden und warum.

Was du danach hastProzess-Landkarte + priorisierte Liste
09Referenzen

Sieben Unternehmen, die jetzt schneller sind.

Von der Angebotserstellung im Maschinenbau bis zum CRM, das sich aus 50.000 Gesprächen pro Woche selbst pflegt. Alle mit Namen, alle mit Zahlen.

Alle Fallstudien einzeln ansehen →
Angebote erstellenAuftragsabwicklung · Industrie & Intralogistik

Vom Word-Angebot zum CRM-integrierten Self-Service.

Go-To-MarketAdminSalesforceCustom-Build
VorherNachher
Angebote von Hand in Word, aus drei Systemen zusammenkopiert
Standardisiertes Angebot, datengespeist direkt aus dem CRM
Qualifizierung per E-Mail-Anhang, Rücklauf manuell zurück nach Word
Self-Service-Formular pro Lead, das Dokument entsteht automatisch
Nachfassen von Hand, leicht übersehen
Aufgabe wird automatisch beim Lead-Owner in Salesforce angelegt

Ein Hersteller industrieller Sicherheitstechnik für Stapler und Lagerlogistik erstellte Angebote von Hand in Word und qualifizierte neue Leads über E-Mail-Anhänge. Uneinheitlich, langsam, ohne Anschluss ans CRM.

Wir haben zwei Systeme gebaut: einen AI Quoter, der Angebote standardisiert und datengespeist direkt aus Salesforce erzeugt, und ein Q&E-Onboarding-Formular, das aus jedem Lead automatisch das Dokument generiert, es an die Opportunity hängt und dem Vertrieb eine Aufgabe anlegt.

Im EinsatzSalesforceApolloProspeoLemlistLangdockClauden8n
90%
manueller Aufwand für Angebote und Lead-Qualifizierung
  • Manueller Word-Prozess wurde ein integrierter Self-Service-Flow
  • Angebote entstehen datengespeist statt handkopiert
  • Qualifizierte Leads landen automatisch als Aufgabe im Vertrieb
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Kandidaten finden, ohne AgenturHiring · Automotive · Autohaus-Gruppe

Ein durchsuchbarer Kandidaten-Pool aus dem gesamten Wettbewerb.

Hiring & TADatenanreicherungCustom-ScraperMaps API

Eine große deutsche Autohaus-Gruppe betreibt interne Personalgewinnung. Aktives Sourcing für Verkauf, Service und Werkstatt lief manuell über LinkedIn und einzelne Wettbewerber-Websites, ohne zentralen, filterbaren Pool.

Wir haben einen KI-gestützten Kandidaten-Pool gebaut: ein Scraper über rund 100 Wettbewerber-Autohäuser zieht jeden Mitarbeiter samt Rolle, Standort, Markenspezialisierung und Kontaktdaten, angereichert aus weiteren Quellen und nach Entfernung zu den eigenen Standorten sortiert.

Im EinsatzApifyApolloClaude
15.000+
getaggte Kandidatenprofile aus rund 100 Wettbewerber-Quellen
  • Von 0 auf über 15.000 getaggte Kandidatenprofile
  • Rund 100 Wettbewerber-Quellen automatisiert erfasst
  • 577 Verkaufskandidaten sofort nach Standortnähe sortiert
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Bewerber mit allen offenen Stellen abgleichenHiring · Personalberatung · Aviation & Aerospace

Ein CV-Upload, eine gescorte Shortlist gegen alle offenen Stellen.

Hiring & TAMatchingCustom-BuildOdoo

Eine DACH-Personalberatung für Luftfahrt und Aerospace glich Kandidaten von Hand gegen offene Stellen ab. Bewerber wurden nur gegen die eine Stelle geprüft, auf die sie sich bewarben, und der Job-Intake aus externen Tools lief manuell.

Wir haben eine custom Matching-Engine direkt auf ihrem Odoo-CRM gebaut. Ein Lebenslauf wird hochgeladen, automatisch geparst und gegen alle aktiven Stellen gematcht. Dazu Reverse Matching, das jeden Bewerber gegen alle passenden offenen Jobs prüft, und ein automatischer Job-Intake, der Stellen aus externen Tools in Odoo anlegt und nach Matching-Status farblich kennzeichnet.

Im EinsatzOdooClaude
bis 300
gescorte Kandidaten pro Job, automatisch
  • Ein CV-Upload, gescorte Shortlist gegen alle offenen Stellen
  • Reverse Matching, kein passender Kandidat geht mehr verloren
  • 4 CV-Uploads gleichzeitig, kein Datenverlust
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Kunden finden, die gerade Bedarf habenVertrieb · Personalberatung · Finance & Accounting

Ein Kandidat, 52 passende Arbeitgeber, automatisch gefunden.

Go-To-MarketDatenanreicherungCustom-BuildMulti-Source-Scraping

Eine Münchner Personalberatung für Buchhaltung und Finance suchte ihre Auftraggeber so, wie es die Branche seit jeher tut: Ein Berater hat einen starken Kandidaten, geht danach von Hand durch StepStone, Indeed und LinkedIn, prüft Anzeige für Anzeige, ob das Profil passt, und recherchiert zu jedem Treffer den Ansprechpartner. Für die wichtigste deutsche Quelle, StepStone, gab es überhaupt keine Anbindung.

Wir haben eine Pipeline auf eigenem Vercel- und Supabase-Backend gebaut, die vier Jobbörsen gleichzeitig liest: StepStone, Indeed, LinkedIn und Google Jobs. Ein Lebenslauf geht rein, das System dedupliziert die Anzeigen über alle Plattformen, filtert nach Umkreis und Seniorität, bewertet jede verbliebene Stelle per KI gegen genau diesen Kandidaten und gleicht das Ergebnis gegen den Bestandskundenstamm im CRM ab.

Im EinsatzSupabaseVercelApifyProspeoRecruit CRMInstantlyClaude
52
passende Zielunternehmen je Kandidat, aus 718 Stellenanzeigen
  • 718 Stellenanzeigen aus vier Portalen zu 52 passenden Unternehmen verdichtet
  • Von der Anzeige zum Ansprechpartner ohne manuelle Recherche
  • Bestandskunden werden automatisch erkannt, nicht doppelt angeschrieben
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Lead-Recherche in Minuten statt StundenVertrieb · Personalberatung · IT & Bauwesen

Aus vier Stunden Handarbeit wurde Pipeline.

Go-To-MarketHiring & TADatenanreicherungMulti-Channel-Outreach
VorherNachher
Lead-Liste von Hand aus den Jobbörsen, drei bis vier Stunden pro Stück
Unternehmen mit akutem Bedarf samt Ansprechpartner, täglich automatisch
Jeder Kandidat einzeln geprüft und von Hand auf die Shortlist gesetzt
KI-Bewertung gegen die Stelle, ab Score 8 automatisch auf der Shortlist
Ansprache über einen Kanal, Nachfassen unregelmäßig
LinkedIn, E-Mail und Xing in einer Sequenz, Stopp bei jeder Antwort

Eine DACH-Personalberatung macht rund 90 Prozent ihres Umsatzes in IT und Bauwesen. Für jede Lead-Liste ging ein Berater von Hand durch die Jobbörsen, prüfte, welches Unternehmen gerade passende Stellen ausgeschrieben hat, und recherchierte zu jedem Treffer den Ansprechpartner einzeln nach. Drei bis vier Stunden pro Liste, und nur drei bis vier Leute im Haus, die das überhaupt gemacht haben. Im CRM war das Feld für das aktuelle Gehalt zu 14 Prozent gefüllt.

Wir haben eine Sourcing-Plattform gebaut, die beide Seiten des Geschäfts abdeckt. Vertriebsseitig liefert sie täglich Unternehmen mit akutem Personalbedarf samt Ansprechpartner, die direkt in eine mehrkanalige Sequenz über LinkedIn, E-Mail und Xing laufen. Kandidatenseitig wird jedes Profil per KI gegen die offene Stelle bewertet und ab Score 8 ohne manuelle Freigabe auf die Shortlist im CRM gelegt, inklusive angereicherter persönlicher E-Mail und Telefonnummer. Parallel haben wir den Altbestand nachgezogen.

Im EinsatzRecruit CRMLemlistProspeoApifyClaude
36.000+
Lebensläufe nachgetragen, damit die Bewertung auf echten Daten steht
  • Termine bei Aldi Nord, Rheinmetall und vielen mehr über das Lead-Tool generiert
  • Lead-Recherche von drei bis vier Stunden auf wenige Minuten minimiert
  • 36.000 Lebensläufe nachgetragen und Shortlist entsteht automatisch aus den qualifizierten Profilen
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Gespräche werden zu CRM-DatenAdmin · Personalberatung · Finance & Legal

Aus jedem Gespräch ein Datensatz, aus jedem Datensatz der nächste Schritt.

Go-To-MarketAdminProzess-AutomationRecruit CRM

Eine Personalberatung mit über 150 Beratern führt rund 50.000 Telefonate pro Woche. Was in diesen Gesprächen an Information über Kandidaten entsteht, musste hinterher von Hand ins CRM. Der Vertrieb arbeitete parallel dazu Listen ab, die aus dem CRM gezogen wurden, ohne dass jemand steuerte, wer wann wieder an der Reihe ist.

Wir haben zwei Prozesse modernisiert. Erstens die Erfassung: Aus jedem Gespräch werden die Kandidatendaten automatisch ausgelesen und ins CRM geschrieben. Darauf setzen weitere Workflows auf, die passende offene Stellen und die dahinterliegenden Unternehmen identifizieren, das Profil versenden und die Rückmeldungen interessierter Unternehmen wieder erfassen. Jedes Match wird dabei qualifiziert, statt nur nach Stichworten zugeordnet. Zweitens die Wiedervorlage: Nach jedem Gespräch setzt das System den Status, leitet daraus das nächste Kontaktdatum ab und legt den Lead dem Berater genau dann wieder vor.

Im EinsatzRecruit CRMn8nClaude
100%
der Gesprächsinformationen werden automatisch ins CRM eingepflegt
  • Zuordnung passender Unternehmen fünfmal so schnell und treffsicherer
  • Keine Lücken mehr im CRM, jeder Datensatz entsteht aus dem Gespräch selbst
  • Aktivere Listen, mehr Rückmeldungen und weniger Beraterzeit im CRM
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Das eigene Telefonteam mit warmen Leads versorgenVertrieb · Social Recruiting & Employer Branding · Schweiz

Morgens das CRM öffnen und wissen, wen man anruft.

Go-To-MarketDatenanreicherungCustom-ScraperClose CRM

Eine Schweizer Agentur für Social Recruiting und Employer Branding hat ein eigenes Team von Cold Callern. Das Team war gut, es hatte nur keine Leads. Die Mitarbeiter suchten von Hand in Jobportalen nach Unternehmen mit offenen Stellen, und was sie fanden, war unvollständig: keine Telefonnummer, keine E-Mail-Adresse. Ein bis zwei Stunden pro Tag gingen dafür drauf, bevor der erste Anruf rausging. Einen eigenen Aufbau hatten sie versucht und wieder verworfen, zu aufwendig in der Einrichtung.

Wir haben die Leadbeschaffung vor das Telefon gesetzt. Eigene Scraper ziehen offene Stellen aus Google Jobs und der Schweizer Plattform jobs.ch, erkennen Unternehmen mit echtem Besetzungsdruck und reichern jeden Treffer um Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail an. Eine E-Mail-Sequenz spricht die Unternehmen vor. Wer reagiert, landet über eine gefilterte Ansicht direkt in der Anrufliste im CRM, wer später zurückgerufen werden möchte, wandert automatisch auf Wiedervorlage.

Im EinsatzClayInstantlyClose
bis 100
Termine in drei Monaten, aus Stellenanzeigen statt aus Listenarbeit
  • 80 bis 100 Termine in drei Monaten
  • Morgens steht die Anrufliste bereit, mit Nummer, E-Mail und offener Stelle
  • So viele Leads, dass ein zusätzlicher Cold Caller eingestellt wurde
Ganze Fallstudie lesen →
Stimmen

Was unsere Kunden sagen.

Resultate sind das eine. Hier ist, was unsere Kunden über die Zusammenarbeit selbst sagen.

Sie beraten nebenher mit. Sie sagen, wie gute Praxis aussieht, und Sie helfen mir, die Punkte zu verbinden. Das finde ich hervorragend.
Wayne BrophyGründer und CEO, Cast UKEiner unserer internationalen Kunden: Personaldienstleister für Logistik und Supply Chain aus Manchester, 15 Mitarbeitende, seit 20 Jahren am Markt.
Man kommt morgens rein, öffnet das CRM, und die Liste steht da: E-Mail-Adresse, Telefonnummer, die offene Stelle. Das Team ruft einfach die richtige Person an.
Lukas SprungGründer und CEO, Sprung ConsultingSocial Recruiting und Employer Branding aus der Schweiz. Die Fallstudie dazu steht direkt darüber.
In die Life Sciences hineinzukommen fühlte sich unmöglich an. Heute haben wir über 200.000 Dollar Pipeline und echte Bewegung in einem Markt, den wir vorher nicht geknackt haben.
Rob BemmentGründer, Delve SearchEiner unserer internationalen Kunden: Personalvermittlung für Life Sciences, Halbleiter und Anlagenbau aus Großbritannien.

Sieben Projekte, am Anfang stand jedes Mal dieselbe Frage: wo fängt man an. Das klären wir in 30 Minuten.

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10Der Unterschied

Drei bekannte Wege. Und warum wir einen vierten gebaut haben.

Die meisten Unternehmer hängen an derselben Frage: inhouse aufbauen oder eine Agentur beauftragen. Dahinter stecken zwei andere: wie viel Kontrolle gebe ich ab, und wie lange warte ich, bis wirklich etwas passiert. Jeder der drei üblichen Wege beantwortet nur eine davon.

Die eigene KI-Stelle

Selbst einstellen, endet meistens so

  • Schwer zu finden, teuer, monatelang unbesetzt
  • Junior, der sich „ein bisschen mit KI auskennt“
  • Technisch starker Hire, der das Business nicht versteht
  • Ein volles Jahresgehalt plus Nebenkosten, Ergebnis offen

Die KI-Coaches

Einem mittelmäßigen Video-Kurs folgen

  • Gebaut wird nichts, die Umsetzung bleibt bei dir
  • Strategie im Allgemeinen, nie an deinem System
  • Ob sich etwas bei dir rechnet, prüft niemand
  • Nach dem Programm steht im Betrieb dasselbe wie vorher

Die KI-Agenturen

Sich einfach alles bauen lassen, ohne Ownership

  • Gebaut wird für dich, nicht mit dir
  • Oft Fließband und liefert nicht wie versprochen
  • Dein Team weiß, dass es existiert, aber keiner versteht, wie es geht
  • Beim nächsten Wunsch kommt ein neues Angebot
Der vierte Weg

KI-Sparring: erklären, bauen und dranbleiben.

Wissenstransfer und Umsetzung sind bei uns nicht zwei Angebote, sondern dieselbe Arbeit. Nur so wird ein System hinterher auch benutzt. Du musst dich also nicht zwischen verstehen und Ergebnis entscheiden.

Technische Tiefe, wo andere aussteigen

Die Schnittstelle, die es offiziell nicht gibt. Der Workflow, von dem niemand dachte, dass er automatisierbar ist. Genau da fangen wir an, mit eigenen Leuten statt mit einer Empfehlung.

Wissenstransfer am eigenen Prozess

Dein Team lernt nicht in einem Kurs, sondern an dem System, mit dem es danach jeden Tag arbeitet. Was es selbst nutzen soll, bauen wir so, dass es ohne uns läuft.

Immer auf dem neuesten Stand

Modelle, Tools und was damit geht, ändern sich schneller, als ein Betrieb das nebenher mitliest. Wir sortieren ein, was davon für dich zählt, schlagen es vor, und wenn es passt, ziehen wir es im laufenden System nach. So ist das nächste Claude-Update für dich ein Vorsprung und keine offene Frage.

Zusammen kostet das weniger als die Stelle, die du dafür schaffen müsstest.

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11Einblicke

Wir sind direkt am Puls der Technologie.

Was wir lernen, teilen wir öffentlich auf unseren Kanälen. Kein Hochglanz, sondern was wir gerade bauen, was funktioniert und was nicht.

Niklas
14. Sept.

Building initial shortlists for a new brief is one of the busiest things most recruiters are doing. More than half of the recruiters I spoke to mentioned this as one of their biggest time eaters. While building hyreflow.ai we’ve put tons of focus into getting this right. Over the last couple weeks I tested this feature daily. Created shortlists for recruiters with open jobs for free. Feedback has been insanely good. One said a candidate that was shortlisted within the top 3 is in the final interview stage. Another one said my shortlist had 4 candidates they simply missed because it wasn’t an obvious match. There were many more similar cases… But then there was a case where someone said “I’d rather do this myself with LinkedIn” and it made me laugh so hard, because it’s so ridiculous as the type of talent (Account Executives for SaaS companies) they were looking for is the prime example to find in a digital environment. I’m not saying you should let AI go the whole way until the signed hire. But before I’m browsing LinkedIn for hours, open 100s of profiles and read all that stuff just to find a few good candidates… I’d rather use a tool that does all the sifting, surfaces the best fits, and prepares a message to send that I can review. AI can do this better than any of us anyway. Whoever denies that just hasn’t seen how smart the models with the right tools at hand can be. Analyzing and working with data is literally THE job where AI excels. So I recorded a quick video to show how hyreflow runs a sourcing workflow only based on a job description. In a real scenario, where you’d have a brief with the hiring manager and more depth than a public listing, this would spit out an even better matched list. Want to try hyreflow on one of your roles? We’re currently offering 1-1 calls where we show you the product on your own roles, candidates and niche. Drop me a DM and I’ll send you a booking link. PS. Yes, this is a fictional candidate I made up for the video.

17 Reaktionen7 Kommentare
Frederik
14. Sept.

I’m happy to share that I’m starting a new position as Co-Founder at hyreflow.ai! We have launched our private beta last week Wednesday and 2 hours later all slots were filled. The next day we decided to open up 50 more since demand was so high and we are already reaching that limit aswell. Very exciting how hyreflow.ai will change the way recruitment operations will work in the future!

15 Reaktionen0 Kommentare
Fabian
14. Sept.

GPT-6 Astra should be illegal for recruitment. You’ve got a great candidate. You know there are companies that would want to meet them. But finding those companies, checking vacancies, researching hiring managers and writing the outreach gets pushed to “when things quiet down.” Here’s what you can hand over to Astra with hyreflow.ai connected: → Turn the CV into a clear candidate proposition. → Find relevant companies and check which are hiring. → Check your CRM for relationships you already have. → Find the right hiring contacts and enrich missing details. → Draft an anonymized introduction with a specific reason for each company. You review the matches, approve the outreach and take the conversations forward. Astra works through the brief. Hyreflow connects it to your recruitment tools. One strong candidate becomes the starting point for your next client conversation. I’ve put the full workflow into a playbook: - 10 practical steps - Copy-and-paste prompts for each stage - What to check before anything goes out Comment PLAYBOOK + make sure we are connected and I’ll send it over.

12 Reaktionen36 Kommentare
Niklas
11. Sept.

This week we launched hyreflow.ai and the responses have been insane! 🔥 rumors say iPhone Duo got announced on the same date to showcase our website. thank you apple ! 🙏🏻 #iphoneduo #hyreflow

15 Reaktionen7 Kommentare
Frederik
13. Sept.

Sourcing candidates for an open job using hyreflow.ai from mobile phone has never been easier.

8 Reaktionen2 Kommentare
Fabian
11. Sept.

Building a great remote team is hard. Writing off entire countries is easy. I’m super proud of the international, fully remote team we’ve built. Especially this week, after launching hyreflow.ai together. But I still see a lot of stigma around hiring from certain countries. Assumptions about quality, communication, reliability. Sometimes someone has had a bad experience. I get why that makes them cautious. But one person shouldn’t become your opinion of an entire country. I’m also definitely not going to pretend we have remote work all figured out either haha Finding the right people is hard. Getting communication right, setting clear expectations and building trust across different backgrounds takes work. We are still learning. And I have to look at my own part in that too. Did I give enough context? Did I explain what I actually need? Am I expecting someone to know something that only exists in my head? It’s easy to question someone’s ability before questioning how well you’ve set them up. At Automindz, our team builds systems that clients rely on every day. They’ve helped improve how we work internally. And this week, we launched a new product together. Seeing that makes me pretty grateful for the people we get to build with. So if you’re hiring, I’d encourage you to look beyond the places you normally search. Speak to the person. Look at their work. Find out how they think. You might be ruling out someone you’d be very glad to have on your team. To our team: thank you. Super excited about what we’re building together 🙌🧡 PS: this is Suhaib and me meeting first time in-persona on a Friday evening Hackathon -- Fabian’s Founder Friday #61 Every Friday, I share what I’m learning as an agency founder from Germany, now building in Dubai. Follow along for the journey + AI & automation during the week.

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Niklas
10. Sept.

For the past few months I have been building the same recruiting stack over and over, once per client. Today we are launching hyreflow.ai @Automindz Solutions Hyreflow is an agentic AI recruitment assistant. It connects to Claude, ChatGPT or whichever AI assistant you already use, and hands it all the recruiting tools plus the playbooks that run them. We have worked with 50+ recruitment agencies. I was the one wiring the scrapers, the enrichment waterfalls and the CRM syncs each time. Same stack, rebuilt by hand, because no two desks wanted it the same way. So we stopped rebuilding. Every tool we recommend and every playbook we run now sits behind one agent, and the agent works out which to use. Just a few examples of what you can do with hyreflow: Match your own database against a live role, using their notes and interview history Waterfall across providers, so one that misses does not cost you the contact Find developers by the stack they actually ship in Find companies by the tech stack they actually run Turn a job ad into the hiring manager behind it Set any of it to run weekly without you starting it You install nothing. It is the same chat window you had yesterday, except now it has every recruiting tool and every playbook sitting behind it. It reads the playbook, picks the tools, does the work, and hands you back something you can act on. You just ask it things like: "Find me backend engineers in Berlin who actually ship Go, and show me their GitHub." We are opening private beta access from today. 50 seats, 36 still free, first come first served. What you get once you are in: - A one hour onboarding call with Frederik Huetzen, Niklas Huetzen or Fabian Herhold, so it is set up around how your desk actually works. - A weekly open office call for everyone in the beta. Ask anything, see what we shipped that week. - Access to a private community with our whole team in it, for everything that comes up between the calls. - $10 of free usage to start, so your first real searches are on us. We are not handing you a login and wishing you luck. Those three built these workflows by hand for agencies before hyreflow existed, and that experience is what the calls are for. Seats go in the order the calls get booked. DM me, Fabian Herhold, Niklas Huetzen or Frederik Huetzen and we will get you set up.

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Frederik
11. Sept.

Over the past few days I had quite some onboarding calls to hyreflow.ai. Thought I share some reactions of the recruiters from the calls. (Yes I asked for consent) Have a nice weekend y'all

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Fabian
10. Sept.

Excited to finally launch our new AI assistant hyreflow.ai for recruiters yesterday. (built by our team at Automindz Solutions) If you missed the first batch of beta access -let me know, we just opened some more slots. Looking forward to change the way of how recruiters work with AI

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Niklas
10. Sept.

I joined Automindz Solutions a week before launch day. Long enough to see what was being built. Today we are launching hyreflow.ai Here is what it looks like when you walk into a team like this from the outside. hyreflow.ai is an agentic AI recruitment assistant. It connects to Claude, ChatGPT or whichever AI assistant you already use, and hands it all the recruiting tools plus the playbooks that run them. Our team has worked with 50+ recruitment agencies. When I asked Frederik, Niklas and Fabian why they built a product instead of continuing as consultants, the answer was the same from all three: they kept solving the same problem for every client and could not keep doing it by hand. What convinced me was not the pitch. It was watching what a normal Claude chat can do once the recruiting tools and playbooks sit behind it. Things I have seen it do in my first weeks here: -Run five sourcing angles in parallel and merge them into one clean list -Check whether a candidate is already in your CRM before you source them again -Waterfall across providers, so one that misses does not cost you the contact -Turn a job ad into the hiring manager behind it -Read a candidate's public writing and talks before the screening call -Set any of it to run weekly without you starting it No new app. The window stays the same, what it can do does not. The prompt that made it click for me: "Here are 40 hiring managers. Find their work email and direct phone." One sentence. A task that used to be somebody's whole afternoon. We are opening private beta access from today. 50 seats, 36 still free, first come first served. What you get once you are in: -A one hour onboarding call with Frederik Huetzen, Niklas Huetzen or Fabian Herhold, so it is set up around how your desk actually works. -A weekly open office call for everyone in the beta. Ask anything, see what we shipped that week. -Access to a private community with our whole team in it, for everything that comes up between the calls. -$10 of free usage to start, so your first real searches are on us. We are not handing you a login and wishing you luck. Those three built these workflows by hand for agencies before hyreflow.ai existed, and that experience is what the calls are for. I got the inside view by accident of timing. You can get it by booking a call. Comment HYREFLOW and I will send you the link. Seats go in the order the calls get booked.

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Frederik
10. Sept.

Yesterday we announcement hyreflow.ai private beta launch. 2h later all slots were booked. At that point we realized maybe 50 slots is not enough to cover the initial demand. Therefore we decided to add another 50. Be quick. After the next 50 slots are filled there will be a waitlist. https://lnkd.in/e3YktUyr

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Fabian
10. Sept.

Cant be the only one that thought of this for the new iPhone

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Längere Deep Dives auf dem YouTube-Kanal

Automatisierungen und KI-Systeme im Detail, aufgezeichnet statt zusammengefasst. Aktuell überwiegend englischsprachig.

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12FAQ

Die häufigsten Fragen.

Wie lange binden wir uns?+

Wir arbeiten in längeren Partnerschaften, weil sich kein Betrieb in drei Monaten umstellt. Ein Prozess geht live, das Team gewöhnt sich daran, der nächste kommt dran, und erst über mehrere Runden entsteht der Unterschied, den du im Ergebnis siehst. Nach 90 Tagen kannst du aussteigen, wenn es nicht passt. Die Konditionen besprechen wir im Strategiegespräch, bevor irgendetwas unterschrieben wird.

Was kostet das?+

Weniger als die Stelle, die du sonst dafür schaffen müsstest. Du bekommst ein Team mit über 100 gebauten KI-Systemen für weniger als ein volles Jahresgehalt, ohne Recruiting, ohne Lohnnebenkosten und ohne das Risiko einer Fehlbesetzung. Die genaue Zahl hängt davon ab, wie viel parallel gebaut wird, und liegt auf dem Tisch, bevor du irgendetwas unterschreibst.

Was, wenn sich bei uns gar nichts lohnt?+

Dann sagen wir das. In der Bestandsaufnahme kommt regelmäßig heraus, dass ein Prozess erst einmal weiter von Hand erledigt werden sollte, weil er zu selten läuft oder sich nicht verlässlich abbilden lässt. Wo es sich lohnt, zeigen wir dir den besten Weg. Wir beraten ehrlich, nicht mit dem nächsten Projekt im Hinterkopf.

Was muss mein Team dafür leisten?+

Deutlich weniger, als die meisten befürchten. Ein fester Termin pro Woche mit den Leuten aus dem Prozess, einer im Monat mit dir. Das Bauen liegt bei uns, damit dein Tagesgeschäft nicht anhalten muss.

Wir haben keine IT-Abteilung, geht das trotzdem?+

Ja, und das ist bei uns der Normalfall. Die meisten unserer Kunden haben keine eigene Abteilung, die für das Thema verantwortlich ist. Genau da springen wir ein: was komplex und zu technisch ist, machen wir. Du musst dafür kein eigenes KI-Entwicklerteam einstellen und sparst dir das Budget.

Unser System ist alt und hat keine Schnittstelle. Geht das trotzdem?+

Meistens ja, und genau das ist der Teil, den wir übernehmen. Wo es keine offizielle Schnittstelle gibt, bauen wir eine, und wo Daten in Formaten stecken, die niemand mehr anfassen will, lesen wir sie aus. Wenn es einfach wäre, hättest du es längst gemacht.

Was passiert, wenn wir aufhören?+

Dann läuft alles weiter, weil nichts davon bei uns liegt. Für uns heißt das: wir müssen jeden Monat einen Grund liefern, warum wir noch am Tisch sitzen. Einen besseren Qualitätsanreiz kennen wir nicht.

Ersetzt KI mein Team?+

Nein, und das ist bewusst so. Wir setzen KI dort ein, wo sie eine Ersparnis bringt, die du nachrechnen kannst, und halten das Wissen deiner Leute im Haus. Wer Menschen durch Rechenleistung ersetzt, zahlt zweimal: für die Technik und für das Wissen, das dann fehlt.

Legt ihr euch auf ein Modell oder einen Anbieter fest?+

Nein. Wir bauen viel mit Claude, weil es bei Dokumenten und agentischen Abläufen stark ist, wählen aber pro Aufgabe das passende Modell. Alles liegt als Code in deiner Umgebung. Fällt ein Anbieter aus, tauschen wir ihn, und dein Prozess läuft weiter.

Ist das DSGVO-konform, auch mit unseren Kundendaten?+

Ja. Wir arbeiten in einer EU-konformen Architektur, mit Auftragsverarbeitungsvertrag, klären in jedem Projekt den Datenfluss und bauen menschliche Freigaben dort ein, wo es auf Genauigkeit oder Recht ankommt.

Müssen wir unsere Tools wechseln?+

Nein. Wir bringen KI in deine bestehenden Systeme, statt sie zu ersetzen. Wo ein Tool keinen fertigen Anschluss hat, bauen wir einen.

13Loslegen

30 Minuten, in denen wir herausfinden, wo wir dich unterstützen können.

Du bringst mit, was bei dir aktuell zu viel Zeit frisst. Wir schauen es uns zusammen an, und du verlässt das Gespräch mit einer klaren Vorstellung, wie sich das lösen lässt.