Dokumenten-Extraktion: aus PDF und Papier werden nutzbare Daten
Verträge, Bestellungen und Lieferscheine kommen als PDF oder auf Papier, und die relevanten Felder werden von Hand ins System getippt. Das ist langsam,...
Verträge, Bestellungen und Lieferscheine kommen als PDF oder auf Papier, und die relevanten Felder werden von Hand ins System getippt. Das ist langsam, monoton und eine ständige Fehlerquelle. Die Dokumente landen im Ordner und werden zum Datengrab.
Eine Extraktions-Schicht liest die Dokumente, holt die wichtigen Felder heraus und übergibt sie strukturiert an dein System. Dein Team prüft die Ausnahmen, statt jede Zeile abzuschreiben. Die Durchlaufzeit von Auftrag oder Bestellung sinkt spürbar, und die Angaben stehen sofort weiter zur Verfügung.
Dokument einlesen
Vertrag, Bestellung oder Lieferschein kommt als PDF oder Scan rein und wird automatisch erkannt.
Felder herausziehen
Das System liest die relevanten Angaben wie Positionen, Fristen und Beträge strukturiert aus.
Gegen Regeln prüfen
Die extrahierten Werte werden auf Plausibilität und Vollständigkeit geprüft.
Ausnahmen freigeben
Unklare oder abweichende Dokumente legt das System einem Menschen zur Kontrolle vor.
Freigabe MenschAn System übergeben
Die geprüften Daten laufen strukturiert in dein Zielsystem, ohne manuelles Abtippen.
Modell-agnostisch, läuft in deiner Umgebung, kein Vendor-Lock-in.
So werden Dokumente vom Datengrab zur nutzbaren Quelle, und die Durchlaufzeit von Auftrag oder Bestellung sinkt spürbar.
Häufige Fragen
Ist die Dokumenten-Extraktion DSGVO-konform, auch bei Verträgen?+
Ja. Wir bei Automindz verarbeiten in einer EU-konformen Architektur mit AVV, klären den Datenfluss pro Projekt und setzen menschliche Freigaben an den rechtlich kritischen Stellen.
Was kostet so ein Extraktions-Projekt?+
Bei Automindz Consulting startet es mit einer AI Analyse ab 1.500 Euro, danach folgt die Umsetzung pro Use-Case. Der Analysebetrag wird bei Beauftragung angerechnet.
Welche Dokumententypen kann das System verarbeiten?+
Von Verträgen über Bestellungen bis zu Lieferscheinen und Formularen. Wir bei Automindz richten die Extraktion auf genau die Dokumente ein, die bei dir am meisten Handarbeit machen.
Wie genau ist die automatische Extraktion?+
Standardfälle laufen zuverlässig durch, unsichere Dokumente wandern automatisch in die Prüfung. Wir bei Automindz bauen die Kontrolle so, dass keine falschen Daten unbemerkt ins System kommen.
Der Bauplan zu diesem Use Case
- Die genaue Verdrahtung: welche Tools wie zusammenspielen
- Trigger- und Freigabe-Logik, Schritt für Schritt
- Woran es in der Praxis scheitert, plus Aufwandsschätzung
Das passt dazu
Belegverarbeitung: Beleg rein, vorkontiert raus
Rechnungen und Belege kommen per Mail, als PDF und als Handyfoto, und jemand tippt sie von Hand ins System oder sammelt sie für den Steuerberater.
E-Mail-Triage: Posteingang vorsortiert, Antworten vorbereitet
Ein volles Postfach ist ein stiller Zeitfresser: erst alles lesen, sortieren, priorisieren, dann erst antworten.
Interne Wissens-Q&A: Firmenwissen fragbar machen
Das meiste Firmenwissen steckt in Köpfen, in alten Mails und in Ordnern, die keiner mehr findet.
Mehr Hintergrund im Artikel KI Use Cases im Mittelstand: 23 erprobte Automatisierungen.